01/2023 – Fachartikel Swiss Infosec AG

Die Volksabstimmung zur Konzernverantwortungsinitiative wurde zwar am 29. November 2020 abgelehnt, allerdings kam damit der vom Parlament erarbeitete Gegenvorschlag zum Zuge. Dadurch wurden im Obligationenrecht neue Bestimmungen geschaffen und die Verordnung VSoTr (Verordnung vom 3. Dezember 2021 über Sorgfaltspflichten und Transparenz bezüglich Mineralien und Metallen aus Konfliktgebieten und Kinderarbeit) erlassen. Die neuen Regeln finden für das Geschäftsjahr 2023 erstmals Anwendung.

Nachfolgend erläutern wir, was dies für Sie und Ihr Unternehmen bedeuten kann.

Worum geht es?

Der Gegenvorschlag zur Konzernverantwortungsinitiative sieht einen Konzernverantwortungsbericht für besonders exponierte Unternehmen vor. So gibt es schärfere Sorgfaltspflichten bezüglich Kinderarbeit und Konfliktmineralien, allerdings nur für besonders anfällige Firmen und Branchen; zudem müssen alle grösseren Schweizer Unternehmen jährlich in einem Bericht darlegen, wie sie sich in den Bereichen Umwelt, Soziales, Arbeitnehmerrechte, Korruption und Menschenrechte verhalten. 2024 muss der erste Bericht für das Jahr 2023 vorliegen, wobei als Stichtag der 1. Januar 2023 gilt – d.h., sämtliche relevanten Unternehmenstätigkeiten ab diesem Zeitpunkt gehören in den jeweiligen Bericht. Bei vorsätzlich falscher Berichterstattung droht eine Busse, welche entweder an das fehlbare Unternehmen oder an die jeweiligen Verwaltungsratsmitglieder gerichtet ist.

Den Konzernverantwortungsbericht gibt es in drei verschiedenen Ausführungen:

• Sorgfalts- und Berichterstattungspflichten bezüglich Mineralien und Metallen
• Sorgfalts- und Berichterstattungspflichten bezüglich Kinderarbeit
• Allgemeine nichtfinanzielle Berichterstattungspflicht

Welche Unternehmen haben Sorgfalts- und Berichterstattungspflichten bezüglich Mineralien und Metallen?

Unternehmen oder Unternehmensgruppen, welche die in der VSoTr festgesetzten Einfuhr- und Bearbeitungsmengen überschreiten, haben entsprechende Sorgfalts- und Berichterstattungspflichten einzuhalten. Die darunter fallenden Mineralien und Metalle sowie die entsprechenden Mengen sind in Anhang 1 der VSoTr aufgeführt. Es handelt sich dabei um beispielsweise um Zinn, Wolfram oder Gold.

Anschliessend ist zu prüfen, ob die Mineralien und Metalle aus einem Konflikt- oder Hochrisikogebiet stammen. Falls dem nicht so ist, hat das Unternehmen diese Erkenntnis zu dokumentieren, andernfalls folgen ausführliche Sorgfalts- und Berichterstattungspflichten.

Für wen gelten Sorgfalts- und Berichterstattungspflichten bezüglich Kinderarbeit?

Unternehmen müssen überprüfen, ob in ihrer Lieferkette ein begründeter Verdacht auf Kinderarbeit besteht. Ausnahmen bestehen für KMU, nämlich wenn diese in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren zwei der drei nachstehenden Grössen unterschreiten:

• Bilanzsumme von CHF 20 Mio.
• 250 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt
• Umsatzerlös von CHF 40 Mio.

Weiter können sich Unternehmen von den Pflichten befreien, wenn sie nachweisen, dass von ihnen bezogene Dienstleistungen aus Ländern mit einem geringen Risiko von Kinderarbeit stammen. Verwiesen wird dabei auf den Children’s Rights in the Workplace Index, wobei ein Land als «Basic» eingestuft sein muss, um als geringes Risiko zu gelten.

Zudem ist ein Unternehmen von der Sorgfalts- und Berichterstattungspflicht nach VSoTr befreit, wenn es nachweist, dass es andere international anerkannte gleichwertige Standards einhält und gemäss diesen berichtet. Diese Standards sind in Anhang 2 der VSoTr aufgelistet. Stammen die vom Unternehmen angebotenen Produkte offensichtlich aus Kinderarbeit, so untersteht das Unternehmen allerdings ausnahmslos den Sorgfalts- und Berichterstattungspflichten.

Wer fällt unter die allgemeine nichtfinanzielle Berichterstattungspflicht?

Grosse Schweizer Unternehmen sind verpflichtet, über die Risiken ihrer Geschäftstätigkeit in den Bereichen Umwelt, Sozialbelange, Arbeitnehmerbelange, Menschenrechte und Bekämpfung der Korruption sowie über die dagegen ergriffenen Massnahmen Bericht zu erstatten. Ziel dabei ist die Schaffung von Transparenz.

Verpflichtet sind Publikumsgesellschaften und grosse Finanzinstitute, wenn sie, zusammen mit den von ihnen kontrollierten in- oder ausländischen Unternehmen, in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren (1) mind. 500 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt besetzen und (2) mindestens entweder eine Bilanzsumme von CHF 20 Mio. oder einen Umsatzerlös von CHF 40 Mio. in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschreiten.

Unterschreiten eine Publikumsgesellschaft oder ein grosses Finanzinstitut entweder nur die erste oder nur die zweite Schwelle, so fallen sie nicht unter die allgemeine nichtfinanzielle Berichterstattungspflicht.

Was kommt in den Bericht und welche Sorgfaltspflichten gelten?

Für den ersten und zweiten Bericht hat das Unternehmen die Sorgfaltspflichten nach Art. 10 VSoTr ff. einzuhalten und diese darzulegen: Dabei muss es seine Lieferkettenpolitik schriftlich festhalten, welche wiederum gewissen Anforderungen zu genügen hat. Zudem sind die Instrumente zu nennen, mit denen das Unternehmen die Risiken möglicher schädlicher Auswirkungen in seiner Lieferkette ermittelt, bewertet, beseitigt oder mindert. Das Unternehmen muss weiter ein System zur Rückverfolgbarkeit der Lieferkette bei für die Sorgfaltspflichten relevanten Produkten oder Dienstleistungen (d.h. aus Hochrisiko- oder Konfliktgebiet stammend oder durch Kinderarbeit entstanden) festlegen.

Im dritten Bericht muss das Unternehmen sein Geschäftsmodell und die dadurch für den Bericht relevanten Belange (Umwelt, Sozialbelange, Arbeitnehmerbelange, Menschenrechte und Korruptionsbekämpfung) und die entstehenden Risiken beschreiben. Zudem hat das Unternehmen die ergriffenen Massnahmen einschliesslich einer Bewertung ihrer Wirksamkeit darzulegen. Schlussendlich sind die für die Unternehmenstätigkeit wesentlichen Leistungsindikatoren (in Bezug auf die berichtsrelevanten Belange) aufzuzeigen.

Empfehlung

Für die Berichterstattung lohnt es sich, keine retrospektive Aufarbeitung Ende 2023 vorzunehmen, sondern sich bereits ab Januar 2023 prospektiv mit dem Thema zu befassen. Gerne unterstützen wir Sie bei den Abklärungen, ob Sie unter die Berichterstattungspflichten fallen und helfen Ihnen, diese mittels eines geeigneten Managementsystems zu erfüllen.

Sind Sie bereit? Melden Sie sich gerne bei uns, wenn wir Sie unterstützen dürfen. Wir begleiten Sie mit durchdachten und praxistauglichen Vorschlägen, wie Sie Ihre Organisation hierbei am besten positionieren können.

Swiss Infosec AG; 01.01.2023
Kompetenzzentrum Datenschutz, +41 41 984 12 12, infosec@infosec.ch