Elektronische Archivierung


So garantieren Sie die sichere Aufbewahrung Ihrer Informationen nach GeBüV!

Elektronische Informationen und Daten unveränderbar und langzeitig aufbewahren

Die Swiss Infosec AG unterstützt Sie bei der Umsetzung der Gewährleistung der unveränderbaren und gesetzlich geforderten Aufbewahrung Ihrer elektronischen Informationen und Daten.
Sie ist aber auch an Ihrer Seite, wenn es darum geht, umfassende Archivierungskonzepte aufzubauen – sowohl im Bereich der physischen wie auch der elektronischen Archivierung.

Vorteile und Anforderungen der elektronischen Archivierung

Das Gesetzeslage fordert, dass geschäftsrelevante Informationen während zehn Jahren zu archivieren sind und erlaubt es Unternehmen, der gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung auch mittels elektronischer Archivierung nachzukommen.
Die elektronische Archivierung hat mittel- und langfristig massive wirtschaftliche Vorteile.
Archiviert das Unternehmen die Informationen in elektronischer Form, so kann auf das physische Archiv grösstenteils verzichtet werden. Dies bedingt aber, dass das elektronische Archiv nachweislich die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erfüllt, ansonsten den entsprechenden Unterlagen allenfalls nur eine geringe Beweiskraft zukommt.

Elektronische Archivierung: Die GeBüV gibt den Takt an. Effizienz, Sicherheit und Kostenbewusstsein machen die Musik

Eine Überprüfung der Einhaltung der GeBüV ist immer dann dringend empfohlen, wenn zukünftig auf das physische Archiv verzichtet werden soll oder gar das physische Archiv 'entsorgt' werden soll und beinhaltet folgende Punkte/Fragen:

  • Aufbau und Umsetzung unternehmensweiter Archivierungsverfahren und -weisungen
  • Organisation des Bereiches Records Management/Archivierung
  • Erarbeitung Aktenplan: welche Dokumente unterliegen der Aufbewahrungspflicht? Wie lange und in welcher Form müssen diese Dokumente aufbewahrt werden?
  • Muss das Unternehmen E-Mails archivieren?
  • Wie muss das Archivwesen bzw. das Archivsystem dokumentiert werden?
  • Wie muss das Archiv geschützt werden?
  • Wie ist mit digital signierten Dokumenten im Archiv zu verfahren?
  • Konzeption und Aufbau der Verfahrensdokumentation?
  • Zu welchen Sicherheits- und Schutzmassnahmen ist das Unternehmen bezüglich physischer und elektronischer Archivierung verpflichtet?
  • Kann auf das physische Archiv verzichtet werden?

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Während die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) in der Schweiz eher ein Schattendasein gefristet hat, verstehen jedoch immer mehr Organisationen, dass sie mittels elektronischer Archivierung effizienter, sicherer und kostengünstiger arbeiten können. Für Firmen, die auch in den USA tätig sind, trägt die elektronische Archivierung sehr viel zur Lösung der Probleme bei der 'Electronic Discovery' bei.

Die Swiss Infosec AG ist Ihr Spezialist für elektronische Archivierung, Best Practice inklusive

Die Swiss Infosec AG hat für Unternehmen verschiedener Branchen die konzeptionellen Lösungen für die unterschiedlichsten Archivierungsbedürfnisse erstellen dürfen. Dazu gehören u.a. Ist-Soll-Analysen, Verfahrensdokumentationen, Archivierungsweisungen, die Erstellung von Aktenplänen sowie die erforderliche Schulung der relevanten Mitarbeitenden.

Ist elektronische Archivierung etwas für Sie? Kontaktieren Sie uns jetzt und unverbindlich!

Ein Gespräch mit uns zeigt Ihnen, wie elektronische Archivierung in Ihr Unternehmenskonzept passt und was wir für Sie tun können, z.B. auch in Form von Schulungen. +41 41 984 12 12, infosec@infosec.ch

 

 

 

 

 

Reto Zbinden

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