elektronische Archivierung

elektronische Archivierung
Wie garantieren Sie die sichere Aufbewahrung
Ihrer Informationen nach GeBüV?


Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung der Gewährleistung der unveränderbaren, langzeitigen Aufbewahrung Ihrer elektronischen Informationen und Daten.

Die Swiss Infosec AG unterstützt diverse Kunden beim Aufbau umfassender Archivierungskonzepte, sowohl im Bereich der physischen Archivierung als auch im Bereich der elektronischen Archivierung.

Das Gesetz fordert, dass geschäftsrelevante Informationen während zehn Jahren zu archivieren sind.

Die Gesetzeslage erlaubt es Unternehmen, der gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung auch mittels elektronischer Archivierung nachzukommen.

Die elektronische Archivierung hat mittel- und langfristig massive wirtschaftliche Vorteile.

Archiviert das Unternehmen die Informationen in elektronischer Form, so kann auf das physische Archiv verzichtet werden. Dies bedingt aber, dass das elektronische Archiv nachweislich die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung erfüllt, ansonsten den entsprechenden Unterlagen allenfalls nur eine kleine Beweiskraft zukommt.

Im Auftrag diverser Kunden durften wir bereits die Einhaltung der Geschäftsbücherverordnung bezüglich ihrer Systeme zur elektronischen Archivierung überprüfen. Eine solche Überprüfung ist immer dann dringend empfohlen, wenn zukünftig auf das physische Archiv verzichtet werden soll oder gar das physische Archiv 'entsorgt' werden soll.

Wir unterstützen unsere Kunden bei folgenden Fragen:
  • Aufbau und Umsetzung unternehmensweiter Archivierungsverfahren und -weisungen.
  • Organisation des Bereiches Records Management / Archivierung
  • Erarbeitung Aktenplan: welche Dokumente unterliegen der Aufbewahrungspflicht? Wie lange und in welcher Form müssen diese Dokumente aufbewahrt werden?
  • Muss das Unternehmen E-Mails archivieren?
  • Wie muss das Archivwesen bzw. das Archivsystem dokumentiert werden?
  • Wie muss das Archiv geschützt werden?
  • Wie ist mit digital signierten Dokumenten im Archiv zu verfahren?
  • Konzeption und Aufbau der Verfahrensdokumentation?
  • Zu welchen Sicherheits- und Schutzmassnahmen ist das Unternehmen bezüglich physischer und elektronischer Archivierung verpflichtet?
  • Kann auf das physische Archiv verzichtet werden?
Während die Geschäftsbücherverordnung in der Schweiz eher ein Schattendasein gefristet hat, verstehen jedoch immer mehr Organisationen, dass sie mittels elektronischer Archivierung effizienter, sicherer und kostengünstiger arbeiten können. Für Firmen, die auch in den USA tätig sind, trägt die elektronische Archivierung sehr viel zur Lösung der Probleme bei der 'Electronic Discovery' bei. Die Swiss Infosec AG hat für Unternehmen verschiedener Branchen die konzeptionellen Lösungen für die unterschiedlichen Archivierungsbedürfnisse dieser Kunden erstellen dürfen. Dazu gehören u.a. eine Ist-Soll-Analyse, die Verfahrensdokumentation, Archivierungsweisung, die Erstellung eines Aktenplans sowie die erforderliche Schulung der relevanten Mitarbeitenden.

Wünschen Sie eine Beratung oder eine Schulung? Kontaktieren Sie uns jetzt und unverbindlich: infosec@infosec.ch, Telefon +41 (0)41 984 12 12.