Faktor Mensch

Workplace Security – der Mensch als Risiko und Chance zugleich

Unter Workplace Security verstehen wir alle Aspekte der Sicherheit, die an einem Büroarbeitsplatz von Wichtigkeit sein können. Der Mensch ist das schwächste Glied in der Sicherheitskette eines Unternehmens und zugleich stellt er die grösste Chance dar, Sicherheit nachhaltig umzusetzen. 
Durch eine praxisorientierte Sicherheitsausbildung am Arbeitsplatz der Mitarbeitenden, welche in kurzen Sequenzen von 1 bis 2 Stunden in regelmässigen Abständen von einem halben bis einem Jahr stattfinden, kann die Sicherheit der Mitarbeitenden drastisch erhöht werden und die Häufigkeit der Sicherheitsvorfälle stark vermindert werden.

Aus dem Inhalt
Workplace Security befasst sich mit den folgenden Themen:

• Rechte und Pflichten des Arbeitnehmers/Arbeitgebers
• Eigenschaften von Informationen
• Datenschutz
• Weitergabe von Daten
• Informationsschutz / Vertraulichkeit
• Informationssicherheit
• Manipulationen / Benutzerfehler
• Reaktionen auf Vorkommnisse
• Umgang mit PCs und Datenträgern
• Sicheres Löschen von Daten
• Umgang mit Passwörtern
• Virenschutz und Datensicherung
• Secure E-Mail und Internetmassnahmen
• Erkennen von Unregelmässigkeiten
• Gefahren am Arbeitsplatz
• Notfallvorsorge
• Ergonomie (Mensch, Arbeitsplatz, Arbeitsorganisation, Arbeitsinhalt, Arbeitsumfeld)
• Gesundheitsaspekte (Suchtmittel, Mobbing usw.)
• Verhalten in Notsituationen: Evakuation, Unfall, Brandfall
• Prävention für Nichtbetriebsunfälle

Learning by Doing
Die Sicherheit am Arbeitsplatz geht alle Mitarbeitenden an und muss deshalb von allen unterstützt und gelebt werden. Nur eingeübte Abläufe und Handlungen können auch im Notfall korrekt durchgeführt werden. Den Vorgesetzten kommt dabei eine sehr wichtige Vorbildrolle zu und erspart manche zusätzliche Instruktion.
Sicherheit wird am Arbeitsort der Mitarbeitenden durch individuell zugeschnittene Sensibilisierungs- und Awareness-Schulungen am Effizientesten umgesetzt, denn genau dort passieren die zahlreichen Vorfälle. Deshalb drängt es sich geradezu auf, die Sicherheitsausbildung nicht in einem Theoriesaal, sondern am Ort der Gefahrenquelle durchzuführen und dort entsprechende Situationen zu simulieren. Dies garantiert einen hohen Realitäts- und Praxisbezug!

Die Ausbildung kann die oben stehenden Themen in unterschiedlicher Tiefe beinhalten. Verschiedene Lernhilfen wie E-Learning-Programme, Filme, Broschüren, Plakate, Sicherheitseinrichtungen wie Feuerlöscher, Löschdecken, Evakuationspläne, Erst-Hilfe-Material, Alarmierungsmittel usw. können während des Kurses oder als Vor- und Nachbereitung eingesetzt werden.
Die Ausbildung kann als Erstausbildung in Gruppen von 10 bis 15 Personen für das gesamte Personal, als Spezialausbildung für die Sicherheitsverantwortlichen oder für speziell exponierte Mitarbeitende, für neue Mitarbeitende als Einführung am Arbeitsplatz oder einfach als Refresher spezifisch auf die jeweiligen Unternehmensbedürfnisse hin konzipiert werden.

Die meisten durch Mitarbeitende verursachte Vorfälle passieren gemäss den Unfallstatistiken in den ersten Wochen am neuen Arbeitsplatz, aber auch nach einigen unfallfreien Jahren, wenn die Routine ihren Einzug hält! Deshalb ist eine kurze Sicherheitsausbildung mit den wesentlichsten Inhalten in den ersten Tagen sehr sinnvoll. Jährlich wiederkehrende Ausbildungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten helfen auch den Routiniers, das Gelernte zu vertiefen und neue Aspekte der Sicherheit kennen zu lernen.

• Die gesetzlich erforderliche Aus- und Weiterbildung im Sicherheitsbereich erfüllen
• Fürsorge des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer leisten
• Kompetenz aller Mitarbeitenden für die verschiedenen Notfälle wie Bedrohung, Unfall, Brandfall, Evakuation usw. erhöhen
• Risiko eines Vorfalls in den behandelten Themen vermindern
• Notfalleinrichtungen und Sicherheitsbestimmungen am Arbeitsplatz des Mitarbeitenden praxisnah kennen und anwenden lernen
• Ressourcen im Sicherheitsbereich effizient einsetzen

Die Kosten für die Vorbereitung und Durchführung einer Workplace Security-Ausbildung sind je nach Anzahl Mitarbeitenden, Anzahl Gebäuden, Anzahl Spezialkursen, der Menge der eingesetzten Lernhilfen und Aufwand für die Administration/Organisation der Schulung unterschiedlich hoch. 
Nach einem einmaligen Aufwand für die einzelne Ausbildungssequenz für die Mitarbeitenden aus einem Gebäude benötigt die Durchführung des einzelnen Sicherheitskurses jeweils nur eine relativ kurze Vor- und Nachbereitungszeit. Wenn bspw. 4 Kurse à 2 Stunden für 10-15 Mitarbeitende aus demselben Bereich reihenweise an einem Tag gehalten werden können, sind die Zwischen- und Wegzeiten relativ klein und der Ausbildungstag kann optimal genutzt werden. 
Die Ausgaben stehen laut den Aussagen unserer bisherigen Kunden in bester Relation zum nachhaltigen Schutz der Unternehmung durch ihre eigenen Mitarbeitenden.

Vorgehensmodell

• Individuelle Vorbesprechung; definieren der Inhalte und der Leistungen seitens des Unternehmens und der Swiss Infosec AG; Erstellen einer Konzeption für sämtliche Sensibilisierungsmassnahmen über mehrere Jahre.
• Sichten der internen Weisungen
• Begehung der relevanten Örtlichkeiten (alle Evakuationswege, alle Räumlichkeiten, Sammelplatz, Standorte der Feuerlöschmittel usw.)
• Ergänzung und Anpassung der gesetzlich geforderten Weisungen
• Vorbereitung der allgemeinen und speziellen Workplace Security-Ausbildung; inhaltlicher und zeitlicher Verlauf; Aufbereitung der Lernhilfen
• Organisation / Administration der Schulung (wenn möglich unternehmensintern)
• Durchführung der Ausbildung
• Führen der Ausbildungskontrolle
• Abschluss-Test (sofern erwünscht), Aufnahme des Feedbacks
• Abschlussbericht

Unfälle sind keine Zufälle!
Technische und bauliche Mängel (Schwachstellen, Planungsfehler, Abnutzung), Organisationsmängel (Zeitdruck, schlechtes Arbeitsklima, Überforderung) und menschliche Faktoren (Unaufmerksamkeit, Bequemlichkeit, Hast, Ermüdung) führen zu Unfällen.
Sicherheitsvorfälle in einem Unternehmen sind jedoch meist keine Zufälle - vielmehr werden offensichtliche Gefahren nicht oder ungenügend eliminiert. Das Schicksal darf nicht herausgefordert werden! 
Gerade Beinaheunfälle bilden eine unglaubliche Chance, durch unverzügliches Melden und Kennzeichnen der Gefahr und baldmöglichste Eliminierung weitere Unfälle zu vermeiden. 

Einzelne Gefahren alleine führen meist nicht zu einem Unfall – vielmehr ist es die Verknüpfung von verschiedenen Umständen, die zu menschlichem Leid und/oder zu fatalen Situationen finanzieller Art und/oder zu nicht messbaren Reputationsfolgen für das ganze Unternehmen führen können. 

Viele Unternehmen betrachten sich nicht als sonderlich bedroht resp. verkennen die lauernden Gefahren. Deshalb werden leider oft erst nach einem Vorfall die notwendigen Massnahmen ergriffen, nachdem die Schuldigen jeweils rasch betitelt sind. Zwar ist nicht jedes Unternehmen, bzw. jede Branche von denselben Gefährdungen gleichermassen betroffen - deshalb erarbeiten wir zusammen mit den Verantwortlichen individuell realistische Szenarien.

Gemäss den Unfallstatistiken sind im Büro- und Verwaltungsbereich Nichtbetriebsunfälle viel häufiger als Unfälle am Arbeitsplatz. Auch solche Unfälle sind nicht einfach Zufälle. Der Arbeitgeber kann auch einiges zur Unfallverhütung in der Freizeit beitragen, was sich unweigerlich positiv auf die Absenzen der Mitarbeitende auswirkt.

• Für eine nachhaltige Workplace Security empfiehlt es sich, pro Abteilung resp. Gebäudeteil Security-Verantwortliche zu bestimmen. Diese Sicherheitsverantwortlichen verfügen über vertieftere Kenntnisse, arbeiten eng mit dem unternehmensweiten Sicherheitsverantwortlichen resp. den Sicherheitsverantwortlichen für die IT, Gebäude, Umwelt, Information- und Datenschutz usw. zusammen, unterstützen ihre Kolleginnen und Kollegen bei der täglichen Umsetzung der Sicherheitsrichtlinien, sind für die Einführung neuer resp. temporärer Mitarbeitenden an ihrem Arbeitsplatz für den Bereich Sicherheit zuständig und übernehmen in Notsituationen (bspw. Evakuation, Unfällen) die Führung in ihrem Bereich.
• Für die diversen Vorfälle ist eine umfassende Alarm- und Meldeorganisation aufzubauen. Hierzu sind entsprechende Mittel wie Lautsprecheranlagen oder Megaphone, Feuerlöscher, Löschdecken, Erst-Hilfe-Material zu beschaffen. Im Weitern ist eine Meldezentrale zu schaffen, welche die entsprechenden Vorfälle entgegen nehmen und entsprechende Massnahmen wirkungsvoll einleiten kann.
• Um den Ausbildungsstand bei den Mitarbeitenden überprüfen zu können empfiehlt es sich, durch den Sicherheitsverantwortlichen eine diesbezügliche Ausbildungskontrolle zu führen. Dabei sind die temporären und externen Mitarbeitenden nicht zu vergessen.
• Für die Unterstützung der praxisorientierten Ausbildung sind alle vorhanden Regeln in einem Katalog zusammen zu fassen (ev. Einsatz des Baseline-Tools). Die gültigen Merkblätter, Plakate, Evakuationspläne, Standorte von Feuerlöschmitteln usw. sind zu dokumentieren und wenn möglich webbasierend abzubilden.
• Mit einer systematischen Erfassung sämtlicher Absenzen erhält der Arbeitgeber ein wirkungsvolles Führungsinstrument. Absenzdaten ermöglichen den Aufbau eines Zielsetzungs- und Controllingprozesses und bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Wiedereingliederung und eine gezielte Prophylaxe.